Les missions de la cellule Documentation

La réponse aux demandes d’informations des usagers du centre de documentation.

Le développement du fonds documentaire de l’ORSG-CRISMS, avec notamment la création d’un catalogue informatisé accessible sur le site Internet de la structure (possibilité de réserver un document, envoi des documents par courriel, etc.).

La gestion du centre de documentation de l’ORSG-CRISMS qui a pour principales missions de répondre aux demandes d’informations, de contribuer à la satisfaction des utilisateurs potentiels, de collecter des données dans le domaine de la santé, d’enrichir et développer le fonds documentaire et de diffuser et valoriser l’information sanitaire

La rédaction de dossiers thématiques qui porteront sur des priorités de santé prédéfinies. Il s’agit de recueillir toute la littérature sur un sujet donné dans le but de proposer des dossiers complets aux usagers.

La création d’un annuaire des professionnels qui recensera tous les acteurs de santé et autres partenaires de l’établissement. Les informations qui y figureront sont les suivantes : nom du référent, structure, coordonnées téléphoniques, courrier électronique, adresse postale…  Cet outil – diffusé en interne, à destination des agents de l’Observatoire – sera mis à jour régulièrement par un des agents du Centre de Documentation.

La mise en place d’une veille sanitaire web quotidienne et la mise à disposition d’accès aux bases de données spécialisées aux usagers. Concernant la veille sanitaire, il s’agit de surveiller l’état de santé d’une population, d’interroger de bases de données, qu’elles soient médicales, biomédicales, sanitaires, sociales telles que Pub Med, BDSP, INVS, EPAC, SCORE SANTE, TOXIBASE, etc.

La mise en place du prêt : à ce jour, le prêt de document est autorisé à titre exceptionnel, occasionnel. Aucune caution n’est réclamée à l’usager. Seules les coordonnées téléphoniques sont demandées (rappel, relances). Nous veillons à ce que la durée du prêt n’excède pas une semaine et que le retour de document soit respecté.

La mise en place de la Diffusion Sélective de l’Information (DSI) : seul un travail de traitement documentaire minutieux la rend possible. Dès leur arrivée au Centre de documentation, les périodiques font l’objet d’un dépouillement systématique qui aboutit à la sélection des articles les plus intéressants en fonction de l’actualité. Ils sont ensuite catalogués, résumés et indexés au sein d’une base de données informatisée. Ainsi, ce travail permettra d’aboutir à une revue des sommaires, à un signalement d’articles ou d’ouvrages et à une veille documentaire ciblée.

La mise en place d’un partenariat avec les bibliothèques et les instituts de formation du domaine sanitaire et social : il est primordial de créer, de consolider et/ou de formaliser les relations entre l’ORSG-CRISMS et les autres structures locales disposant ou non de fonds documentaires spécialisés en santé publique/sanitaire/sociale. Ce nouveau partenariat  permettra un échange  plus « riche » : prêt entre bibliothèques, dispense de formations (recherche documentaire, interrogation des bases de données spécialisées, méthodologie de rédaction des travaux de fin d’études…), mise  disposition d’abonnements spécialisés.